Alle reden von KI - Diese Tools helfen Ihnen im Alltag wirklich!

Künstliche Intelligenz ist in der Unternehmenswelt angekommen. Fast täglich gibt es neue Entwicklungen, beeindruckende Use Cases und natürlich auch jede Menge Buzzwords auf LinkedIn. Doch nicht jede Aufgabe braucht gleich ein KI-Modell – und nicht jeder Einsatz ist sinnvoll. Oft reicht ein gut gewähltes Tool, um Prozesse zu verschlanken, Fehlerquellen zu minimieren und sich wieder auf das Wesentliche zu konzentrieren.

In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, mit welchen Lösungen Sie sofort spürbare Entlastung schaffen – und wann es sich doch lohnt, KI einzubinden.

Diese Tools sollten Sie kennen

Make.com – Automatisierung von Prozessen ohne Programmierkenntnisse

Tally.so – Formulare schnell und einfach erstellen

Eledo – PDFs automatisiert erstellen

Clean Email – Ordnung und Priorisierung im Posteingang

Fathom – Automatische Transkription und Zusammenfassung von Video Meetings

zcal – Terminvereinbarung ohne Pingpong

Mistral AI – Europäischer Anbieter von KI-Sprachmodellen mit Sitz in Frankreich
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Use Cases aus dem Alltag – so geht digitale Entlastung

1. Wiederkehrende Aufgaben automatisieren

Ob Rechnungen, Excel-Daten oder Vertragsvorlagen – viele manuelle Tätigkeiten lassen sich automatisiert erledigen. Besonders geeignet sind:

• Repetitive Aufgaben (z. B. Rechnungen umbenennen und ablegen)
  
• Copy-Paste-Aufgaben (z. B. Daten in Berichte übertragen)
  
• Einfache Dateneingaben (z. B. Inhalte aus PDFs ins System tippen)
  

Beispiel: Rechnungsverarbeitung automatisieren

Vorher: Rechnung per E-Mail empfangen, herunterladen, benennen, speichern, weiterleiten.

Heute mit Make:

• E-Mail wird erkannt, PDF-Anhang gespeichert (z. B. in Google Drive)
  
• Dateiname automatisch gesetzt (z. B. „2025-03_Rechnung_Musterfirma.pdf“)
  
• Weiterleitung an die Buchhaltung erfolgt automatisch
  

Vorteil: Kein händisches Speichern mehr, keine Fehler bei der Ablage, kein Zeitverlust.
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2. Kontaktanfragen effizient managen

Vorher: Kontaktformular ausfüllen, E-Mail händisch ins CRM einpflegen

Heute mit Make + Tally:

• Tally-Formular wird ausgefüllt
  
• Bestätigungsmail geht automatisch raus
  
• Daten werden automatisch ins CRM übernommen
  
• Zuständige Person erhält sofortige Benachrichtigung
  

Vorteil: Keine Anfragen gehen verloren, schnellere Reaktionszeit, saubere Daten.
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3. Verträge und Angebote automatisch erstellen

Vorher: Manuelle Bearbeitung, Copy-Paste, PDF erstellen, versenden

Heute mit Make + Eledo:

• Daten aus CRM oder Excel werden automatisch übernommen
  
• Eledo erstellt fertiges PDF (z. B. Angebot oder Vertrag)
  
• Versand erfolgt automatisiert
  

Vorteil: Weniger Fehler, mehr Zeit, bessere Struktur.
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4. KI gezielt einsetzen – datenschutzkonform

Dank Tools wie Make lassen sich auch KI-Dienste einbinden, ohne technische Hürden. Dabei gilt: Datenschutz zuerst. Dabei sollten Sie auf europäische Anbieter wie Mistral AI zurückgreifen. Sofern sie ein bezahltes Abonnement haben, nutzt Mistral ihre eingegebenen Daten auch nicht für das Trainieren ihrer Modelle.

Sie sollten dennoch immer darauf achten, personenbezogene Daten vor der Auswertung zu anonymisieren (z. B. durch IDs). So bleiben Sie auf der sicheren Seite.
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5. Bewerbermanagement automatisieren

Vorher: Mails sichten, Unterlagen prüfen, absagen oder einladen – alles manuell

Heute mit Make + KI:

• Eingehende Bewerbungen werden geprüft
  
• Fehlende Infos? -> Automatische Rückfrage
  
• Vollständige Bewerbungen werden priorisiert und ins CRM übertragen
  
• Einladungen oder Absagen erfolgen automatisch
  

Vorteil: Gleichbehandlung, weniger Aufwand, klarer Prozess.
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6. Immobilieninserate automatisch erstellen

Vorher: Daten erfassen, Texte schreiben, PDFs bauen – alles händisch

Heute mit Make + KI + Eledo:

• Objekt fertig gepflegt? Automatischer Start
  
• KI formuliert ansprechende Beschreibung
  
• Eledo erstellt einheitliches Inserat-PDF
  
• Versand oder Upload erfolgt direkt
  

Vorteil: Einheitliches Layout, professionelle Texte, keine Mehrarbeit.
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7. Meetings, Postfach & Termine besser organisieren

Fathom: Transkribiert Ihre Meetings, erstellt Zusammenfassungen, verschickt To-Dos – ohne, dass jemand mitschreiben muss.

zcal: Schluss mit dem Termin-Pingpong. Einfach Kalenderlink teilen, Buchungen laufen automatisch.

Clean Email: hilft Ihnen, Ihr Postfach automatisch zu strukturieren – ohne eigene Workflows zu bauen. Unwichtige Mails werden archiviert, To-Dos hervorgehoben, alles bleibt übersichtlich.

Vorteil: Klare Kommunikation, weniger Abstimmungsaufwand, bessere Nachverfolgung, mehr Übersicht.
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Fazit

Nicht jedes Problem braucht KI. Aber die richtigen Tools – strategisch eingesetzt – können den Unterschied machen. Ob mit oder ohne KI: Wer Prozesse automatisiert, verschafft sich Freiräume, reduziert Fehler und arbeitet effizienter. Und mit Lösungen wie Make, Eledo oder Tally geht das ganz ohne IT-Abteilung – aber mit voller Kontrolle.
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Über VisualMakers

VisualMakers ist eine führende Agentur für Visual Development, KI und No-Code-Lösungen im deutschsprachigen Raum. Mit ihrem Product Studio unterstützen sie Unternehmen dabei, digitale Produkte, interne Tools und automatisierte Prozesse schneller, effizienter und kostengünstiger umzusetzen.

Neben der Projektarbeit engagiert sich VisualMakers stark für die Demokratisierung von Tech: Mit ihrer Online-Akademie, einem eigenen Podcast, ihrem YouTube Channel und der größten deutschsprachigen No-Code-Community machen sie das Thema für eine breite Zielgruppe zugänglich – von Startups über Mittelständler bis hin zu Konzernen.