Die Auswahl der richtigen Hausverwaltungssoftware ist für Immobilienverwalter entscheidend, um Effizienz, Rechtssicherheit und Kundenzufriedenheit zu gewährleisten. Die Software ist quasi das Herzstück der Verwaltertätigkeit. Eine zeitgemäße, moderne Software mit einer guten Datenqualität ist also geschäftskritisch. Hier finden Sie einen umfassenden Ratgeber, der Ihnen Schritt für Schritt zeigt, wie Sie die beste Software für Ihr Immobilienverwaltungsunternehmen finden, evaluieren und implementieren können.
Bevor Sie sich auf die Suche nach einer Software begeben, ist es wichtig, die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens genau zu definieren. Überlegen Sie, welche Aufgaben die Software übernehmen soll. Dazu gehören typischerweise:
· Stammdatenverwaltung mit Immobiliendaten, Personen- und Kontaktdaten
· Abbildung von WEG-Verwaltung, Mietverwaltung und Sondereigentumsverwaltung
· Buchhaltung inkl. WEG-Jahresabrechnung und Betriebskostenabrechnung
· Zahlungsverkehr
· Vertragsmanagement
· Dokumentenverwaltung
· Kommunikationstools für Mieter und Eigentümer
· Reporting und Analysefunktionen
Neben den Funktionen, die abgedeckt werden müssen, ist auch wichtig, dass die Software zu Ihnen und Ihrer Unternehmenskultur passt.
Lesen Sie zu den ersten Schritten in der Digitalisierung auch unseren Leitfaden zum Thema.
Bei SCALARA nehmen wir uns zu Beginn hierfür gerne Zeit.
So arbeiten wir gemeinsam Ihre Anforderungen heraus und prüfen, wie Ihre Prozesse derzeit aussehen und diese mit Software unterstützt werden können.
Informieren Sie sich über verschiedene Softwarelösungen auf dem Markt. Lesen Sie Bewertungen, schauen Sie sich Demo-Versionen an und sprechen Sie mit anderen Nutzern.
Vergleichen Sie die Funktionen, die jede Software bietet, und prüfen Sie, wie gut sie zu Ihren Bedürfnissen passt.
Natürlich kennen wir auch die anderen Softwareprodukte und können Ihnen gerne aufzeigen, an welchen Stellen oder Funktionen sich SCALARA von diesen unterscheidet.
Gerne geben wir Ihnen auch einen Überblick über die Schnittstellen zu SCALARA und möglichen Erweiterungen.
Nachdem Sie eine Vorauswahl getroffen haben, kontaktieren Sie die Anbieter, um detaillierte Informationen und möglicherweise eine Präsentation zu erhalten. Achten Sie dabei auf folgende Aspekte:
· Benutzerfreundlichkeit: Ist die Software intuitiv und leicht zu erlernen?
· Funktionsumfang: Sind alle Funktionen abgedeckt, die Sie benötigen?
· Fachlichkeit: Ist die Software fachlich korrekt?
· Skalierbarkeit: Wächst die Software mit Ihrem Unternehmen mit?
· Kosten: Welche Kosten sind mit der Anschaffung und Wartung/Updates verbunden?
· Support: Bietet der Anbieter schnellen und kompetenten Support?
· Zukunftsperspektive: Wird die Software noch weiterentwickelt und aktualisiert?
Starten Sie mit einer Pilotphase, in der Sie die Software mit einer begrenzten Anzahl von Objekten oder Projekten testen. Sammeln Sie Feedback von Ihrem Team und evaluieren Sie, wie gut die Software die täglichen Aufgaben unterstützt.
Wir empfehlen immer, mit 2-3 kleineren Liegenschaften zu starten und einen konkreten Zuständigen für SCALARA zu benennen, welcher die Anfangsphase federführend übernimmt.
In dieser Zeit sollten möglichst alle Funktionen von SCALARA getestet werden, um einen umfassenden Überblick zu erhalten.
Hier können Sie ganz einfach Ihren Termin buchen.
Nach erfolgreicher Pilotphase planen Sie die vollständige Implementierung. Stellen Sie sicher, dass alle Nutzer geschult werden und verstehen, wie sie die Software effektiv nutzen können. Eine umfassende Schulung ist entscheidend für den erfolgreichen Einsatz der Software.
SCALARA ist so konzipiert, dass kein Vorwissen und keine Schulung notwendig sind. In der Software selbst gibt es jede Menge Hilfestellungen, eine KI-Assistentin, ein digitales Handbuch und regelmäßige Webinare zu Fachthemen und einzelnen Funktionen der Software.
Natürlich bieten wir dennoch gerne Schulungen, z.B. als Start der Implementierung für das gesamte Team an.
Nach der Implementierung ist es wichtig, die Nutzung der Software regelmäßig zu überprüfen. Evaluieren Sie, ob die Software weiterhin den Anforderungen Ihres Unternehmens entspricht und nehmen Sie gegebenenfalls Anpassungen vor.
Durch die Beachtung dieser Schritte können Sie sicherstellen, dass Sie eine Softwarelösung auswählen, die nicht nur den Anforderungen Ihres Unternehmens gerecht wird, sondern auch zur Effizienzsteigerung und Verbesserung der Servicequalität beiträgt.
Diesen Prozess haben wir uns bei SCALARA zu Herzen genommen.
Für einen umfassenden Überblick zu unseren Produkten klicken Sie einfach hier.
Shari Heep ist Juristin mit Fokus auf IT- Recht und Gründerin & CEO von SCALARA. Sie hat schon seit ihrem Abitur in der familiären Hausverwaltung mitgearbeitet und dort vor allem die digitale Transformation vorangetrieben. Durch ihre praktische Erfahrung aus der Immobilien- und Verwaltungsbranche kennt sie die Herausforderungen der Branche sehr genau.
Mit der Gründung von SCALARA hat Shari ihre Leidenschaft für alles Digitale mit ihren Verwalterwurzeln verbunden.
