Die Kosten der Hausverwaltung: Was Eigentümer wissen müssen

Besitzer von Immobilieneigentum stehen vor einer Vielzahl von Aufgaben und Kosten. Oft wird mit diesen Aufgaben ein professioneller Hausverwalter/ Wohnimmobilienverwalter beauftragt. Diese Dienstleistung ist natürlich nicht kostenlos: Die entstehenden Kosten werden von verschiedenen Faktoren bestimmt. Darüber hinaus fallen weitere Kosten an, wie sie sich im Detail zusammensetzen und ob Verwalterkosten auf den Mieter umgelegt werden können, erläutern wir u.a. in diesem Artikel.

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‍Allgemeines zu den Kosten der Hausverwaltung

‍Die Frage wie viel die Dienstleistung eines Verwalters kostet ist so schwer oder so leicht zu beantworten, wie die Frage, was kostet ein Auto. Die Verwaltergebühr ist abhängig von der Größe der Immobilie, kleinere Mehrfamilienhäuser oder Eigentumsanlage sind pro Einheiten erheblich teurer als große Wohnanlagen. Des Weiteren kommt es auf den Standort, das Alter sowie weitere Begebenheiten, wie z.B.  der Erhaltungszustand. Damit lässt sich nicht pauschal beantworten, was die Verwaltung kostet.

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Welche Art der Verwaltung gibt es?

‍Verwaltungsfirmen bieten die Verwaltung von Eigentumswohnungen (WEG-Verwaltung), die Mietverwaltung für Mehrfamilienhäuser mit einem Eigentümer oder mehreren Eigentümern (z.B. Erbengemeinschaft) sowie die Sondereigentumsverwaltung (Mietverwaltung einer Eigentumswohnung) an.

Die WEG-Verwaltung dient der Verwaltung des Gemeinschaftseigentums einer Wohnungseigentümergemeinschaft. Diese umfasst grob die technische, wirtschaftliche und kaufmännische Betreuung von Wohnimmobilien.

Demgegenüber übernimmt eine Mietverwaltung sämtliche Aufgaben, die normalerweise vom Vermieter selbst zu erfüllen wären. Sie bezieht sich damit also nicht auf das Gemeinschaftseigentum, sondern stellt vielmehr einen Sonderfall der sog. Sondereigentumsverwaltung dar.

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‍Standort der Immobilie

Nicht nur der Preis einer Immobilie wird von ihrer Lage beeinflusst. In Großstädten wie Köln, Berlin, Hamburg oder München sind die Kosten für die Hausverwaltung in der Regel höher als in kleineren Städten oder ländlicheren Gegenden wie Chemnitz, Weimar oder Konstanz.

Die Lage einer Immobilie spielt aus einem weiteren Grund eine entscheidende Rolle. In größeren Städten gibt es in der Regel mehr Hausverwaltungsunternehmen als in kleineren Städten. Man könnte nun meinen, dass dies zu einem intensiven Preis- und Leistungswettbewerb unter den Verwaltern führt. Seit geraumer Zeit ist aber zu beobachten, dass Verwalter die Preise erhöhen, sich von Objekten trennen oder gar nicht erst anbieten. Viele Verwalter geben Ihre Tätigkeit ganz auf oder finden keine Mitarbeiter, so dass der Verwaltermarkt sich zunehmend verengt und es schwieriger wird einen professionellen Verwalter zu finden. Mit weniger Wettbewerb haben Verwalter damit mehr Spielraum bei der Preisgestaltung.

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Hohe Relevanz - Erhaltungszustand der Immobilie

Erstbezug nach Neubau oder eine Immobilie aus dem Jahr 1969 mit Instandhaltungsstau: Der Zustand der Immobilie beeinflusst die Kosten für die Hausverwaltung erheblich. Dahinter steht: Die Verwaltung eines neu errichteten Gebäudes erfordert weniger Aufwand als die eines älteren, erhaltungsbedürftigen Objekts. Bei letzterem sind regelmäßig größere und kleinere Reparaturen notwendig, was den Verwaltungsaufwand für Planung, Durchführung und Koordination dieser Arbeiten erhöht.

Zusätzlich können tiefgreifende Erhaltungsmaßnahmen erforderlich sein, die oft die Einbeziehung und Abstimmung mit Fachplanern erfordern. Diese potenziellen Kosten fließen in die Berechnung der Verwalterhonorare mit ein.

Sehr oft berechnen erheben Verwalter für die Abwicklung von Erhaltungsmaßnahmen Zusatzgebühren, z.B. 3,57% der Bruttobausumme.

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Anzahl der Einheiten

Auch die Anzahl der Wohneinheiten / Gewerbeeinheiten beeinflusst die Höhe der Verwaltungskosten wesentlich. Die Gesamtkosten für die Hausverwaltung werden gemeinschaftlich von den Eigentümern getragen. Der zusätzliche Aufwand, der dem Verwalter durch die Verwaltung mehrerer Einheiten entsteht, ist jedoch nicht ausschlaggebend. Die Aufgaben wie Buchhaltung, Durchführung der Eigentümerversammlung oder Koordination von Renovierungsarbeiten fallen bei kleinen oder großen Immobilien an. Das bedeutet: Kleine Objekte machen bei den Grundlagenarbeiten oft ähnlich viel Arbeit, wie größere. Weniger Einheiten führen daher zu höheren Verwaltungskosten für den einzelnen Eigentümer.

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1. Kosten für die WEG-Verwaltung

‍Die Kosten für die WEG-Verwaltung sind von den zuvor genannten Fakturen besonders betroffen: Die Verwaltervergütung für WEGen beträgt im ländlichen Umfeld pro Einheit mit weniger als 10 Wohneinheiten rund 27 € Brutto, während in Großstädten und Ballungsgebieten, 32€ pro je Einheit brutto fällig werden. Auch Mindestgebühren für Gemeinschaften bis 10 Einheiten mit € 350,-- Brutto sind keine Seltenheit mehr. Je größer eine Wohnanlage ist.

Ein weiteres Kriterium für Kosten ist die Größe des Verwaltungsunternehmens: Professionelle Verwalter die bis 500 Wohneinheiten Verwaltern, können aufgrund von schlanken Strukturen und geringeren Personalkosten günstiger anbieten. Dabei liegt die Preisspanne bei weniger als 10 Einheiten bei durchschnittlich € 27.50 je Einheit im Monat. Professionelle Immobilienverwaltungen ab 2000 bis 3000 verwaltete Einheiten, mit z.T. mehreren Abteilungen u.a. für Technik, erheben Gebühren von rd. € 32,-- Brutto je Einheit im Monat. Der Durchschnittspreis für Wohngebäude mit 10 Einheiten liegt demnach bei rd. € 29,50 je Einheit pro Monat.

Die Differenz der Preise fällt zwischen den großen und kleinen Verwaltungsunternehmen bei höherer Wohnungsanzahl hingegen geringer aus: Verfügt die Wohnanlage etwa über 50-100 Wohneinheiten, bieten Verwalter mit weniger als 500 Einheiten ihre Leistung im Durchschnitt mit € 23,-- an. Große Verwaltungsunternehmen mit über 3.000 Verwaltungseinheiten verlangen zwischen € 24,-- und € 29,-- je Einheit monatlich.

Für große Wohnanlagen mit mehr als 150 Wohneinheiten, kosten kleinere Verwaltungsunternehmen zum Teil mehr als große Wohnimmobilienverwalter je Einheit. So liegen die Kosten bei kleinen Unternehmen durchschnittlich bei € 25,-- je Einheit monatlich und bei großen Verwaltungsfirmen fallen die Preise mit rd. € 24,-- je Einheit/ Monat geringer aus.

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2. Mietverwaltung

‍Die Kosten für die Mietverwaltung variieren erheblich je nach Lage der Immobilie, der Anzahl der Wohneinheiten und der Größe des Verwaltungsunternehmens. Auffällig ist dabei, dass nur noch etwa 40% der Unternehmen ihre Leistungen in der Miethausverwaltung pauschal abrechnen; im Vorjahr 2021 waren es noch rd. 60%.

Für Wohneinheiten mit 10 oder weniger Einheiten betragen die durchschnittlichen Verwaltungskosten im Rahmen der Mietverwaltung 29,00 € pro Einheit im Monat. Mit steigender Anzahl der Wohneinheiten sinkt dieser Betrag: Für 11-29 Wohneinheiten fallen durchschnittlich rd. 26 € an, bei 30-49 Wohneinheiten sind es rd. 24 €, bei 50-99 Wohneinheiten rd. € 23 und bei mehr als 100 Wohneinheiten auf rd € 22 pro Einheit je Monat.

Für die Verwaltung von Garagen im Teileigentum und Stellplätzen im Teileigentum fallen jeweils rund 5 € an. Ähnlich wie bei der WEG-Verwaltung zeigt sich auch hier, dass größere Verwaltungsunternehmen mit zunehmender Anzahl der Wohneinheiten günstiger werden, während sie bei kleineren Wohnanlagen teurer sind.

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3. Kosten für die Sondereigentumsverwaltung

Die Kosten für die Sondereigentumsverwaltung sind sehr unterschiedlich. Generell lässt sich feststellen, dass rund 50% der Unternehmen die Sondereigentumsverwaltung ausschließlich pauschal abrechnen.

Im Jahr 2021 beliefen sich die Kosten für die ausschließliche Sondereigentumsverwaltung ohne gleichzeitige WEG-Verwaltung auf durchschnittlich € 35 pro Monat und Sondereigentumseinheit. Dies entspricht einer Erhöhung von über 7% im Vergleich zum Vorjahr.

Regionale Unterschiede sind auch hier erkennbar. Die höchsten Regelsätze werden in den Regionen Süd und Nord erzielt: Im Süden liegt der durchschnittliche Satz ohne gleichzeitige WEG-Verwaltung bei rd € 36, im Norden bei € 34.

Viele Verwalterverträge für die Sondereigentumsverwaltung sehen Zusatzgebühren bei der Vermietung der Einheit, Übergabe oder der Begleitung von Erhaltungsmaßnahmen. Bei der Neuvermietung sind oft 2 Monatskaltmieten als Provision, vom Vermieter zu zahlen, üblich.

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4. Preisgestaltung bei der Gewerbeverwaltung

Unter Gewerbeverwaltung versteht man die Verwaltung von Räumen oder ganzen Gebäuden, die nicht zu Wohnzwecken genutzt werden. Dazu zählen insbesondere Büro- und Verwaltungsgebäude, Kanzleien, Arztpraxen, Kaufhäuser, Einkaufszentren und Lagerhallen.

Im Jahr 2023 betrugen die durchschnittlichen Regelsätze für die Gewerbeverwaltung rd. € 33 je Einheit je Monat. Dabei ist ein deutliches Süd/Ost-Gefälle erkennbar. Im Süden werden durchschnittlich rd. € 36 € verlangt, während die Gewerbeverwaltungen im Osten sich mit € 27.50 je Einheit im Monat begnügen müssen. Im Westen liegt der durchschnittliche Satz bei rd. 34,-- je Einheit/ Monat, und im Norden beträgt er mit rd. € 32 je Einheit im Monat nur geringfügig weniger.

Diese regionalen Unterschiede spiegeln die unterschiedlichen wirtschaftlichen Bedingungen und Marktsituationen in den jeweiligen Gebieten wider. Es zeigt sich, dass die Kosten für die Gewerbeverwaltung nicht nur von der Art und Größe der Immobilie, sondern auch von der geografischen Lage abhängig sind.

Oft werden bei der Verwaltung von Gewerbeeinheiten ein Prozentsatz der Brutto- oder Nettokaltmiete vereinbart. Dabei unterscheidet man dann auch noch zwischen Brutto-Soll oder IST-Miete. Die Prozentsätze variieren sehr stark zwischen 3 - 8 %, je nach Größe der Gewerbeeinheit und Schwierigkeit in der Verwaltung. Die Verträge über die Verwaltung von Gewerbeeinheiten sind komplex und oft individuell ausgehandelt.

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5. Sind Verwaltergebühren auf die Mieter umlegbar?

Die Kosten für die Hausverwaltung sind ein Bestandteil der sogenannten Bewirtschaftungskosten. Zu diesen gehören auch Kosten für Warmwasser und Heizung, Hausstrom, Gartenpflege sowie verschiedene Versicherungen, wie beispielsweise Sach- und Haftpflichtversicherungen.

Ein entscheidender Unterschied zu den Betriebskosten/ Nebenkosten im Mietrecht besteht jedoch darin, dass die Hausverwaltungskosten nicht auf die Mieter umgelegt werden dürfen. Diese Kosten sind vom Eigentümer zu tragen, unabhängig davon, ob die Immobilie vermietet ist oder nicht.

Zu den Betriebskosten, die umgelegt werden dürfen, zählen weiterhin Aufwendungen für die Müllentsorgung, Straßenreinigung, Schornsteinreinigung und die Beleuchtung der Gemeinschaftsflächen. Darüber hinaus können auch die Kosten für den Betrieb von Gemeinschaftseinrichtungen wie Fahrstühlen oder Waschküchen auf die Mieter umgelegt werden.

Hinweis: In Gewerbemietverträgen ist es möglich zu vereinbaren, dass Hausverwaltungskosten im Rahmen der Betriebskostenabrechnung auch umgelegt werden.

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FAZIT/ Zusammenfassung: Kosten für Hausverwalter

‍Die Kosten für die Verwaltung von Immobilien sind von verschiedenen Faktoren abhängig, wie dem Alter des Gebäudes, der Lage und der Anzahl der Wohneinheiten. Darüber hinaus können die Kosten der Hausverwaltung in verschiedene Kategorien unterteilt werden, darunter die Sondereigentumsverwaltung, die klassische WEG-Verwaltung, die Gewerbeverwaltung und die Mietverwaltung, zudem die Sondereigentumsverwaltung, die als Unterkategorie der Mietverwaltung betrachtet wird.

Generell lässt sich feststellen, dass die Kosten für alle Formen der Verwaltung in den letzten Jahren signifikant gestiegen sind. Wichtig zu beachten ist, dass die Kosten für die Hausverwaltung, anders als häufig angenommen, nicht auf Wohnraummieter umgelegt werden dürfen. Diese Kosten müssen vom Eigentümer getragen werden.

Musterverwalterverträge für Wohnungseigentümergemeinschaften, Mietverwaltung, Sondereigentumsverwaltung finden Sie unter www.vdiv-nrw.de oder www.vdiv-bund.de, der Verband der Immobilienverwalter NRW oder Bund.

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