Falls eine Teilnahme an der Eigentümerversammlung nicht möglich ist, besteht die Möglichkeit, eine Vertretungsvollmacht auszustellen. Mit dieser Vollmacht können anderen Personen Anweisungen zu den einzelnen Tagesordnungspunkten erteilt werden. Die Teilungserklärung regelt, wer bevollmächtigt werden darf. Ist dort nichts festgelegt, kann jeder Wohnungseigentümer von einer volljährigen Person vertreten werden. Der Einladung zur Versammlung liegt ein Vordruck für die Vollmacht bei, der vor der Versammlung unterschrieben an die Hausverwaltung übergeben werden muss.
Die Abrechnung muss zunächst von der Gemeinschaft in der ordentlichen Eigentümerversammlung beschlossen werden. Mit dem Beschluss wird der Abrechnungsbetrag fällig. Die Abrechnung wird immer an den grundbuchlich eingetragenen Eigentümer versandt.
Nach der Rechnungsprüfung wird die Abrechnung erstellt und zusammen mit den Einladungsunterlagen zur Eigentümerversammlung versandt. In diesen Unterlagen findet sich in der Regel auch die Bescheinigung über die haushaltsnahen Dienstleistungen gemäß §35a EStG.
Die Abrechnungsspitze der Jahresabrechnung ergibt sich aus der Differenz zwischen den tatsächlichen Kosten des Abrechnungsjahres und den geleisteten Hausgeldvorauszahlungen/ Vorschusszahlungen.
Grundsätzlich trägt derjenige die Abrechnungsspitze, der zum Zeitpunkt der Fälligkeit Eigentümer der Wohnung ist, gemäß BGH-Urteil vom 30.11.1995 (Az. IV ZB 16/95). Dem Käufer steht das Guthaben aus dem vorangegangenen Abrechnungszeitraum zu. Sollten Überschüsse bestehen, sind diese zunächst auf mögliche Rückstände des Voreigentümers im Abrechnungsjahr zu verrechnen.
Die Guthaben (Anpassung der Vorschüsse) und Nachzahlungen (Nachschüsse) werden erst mit der Beschlussfassung der Eigentümerversammlung über die Jahresabrechnung fällig und anschließend ausgezahlt oder eingefordert. Mit dem Beschluss über die Jahresabrechnung kann ein Fälligkeitstermin beschlossen werden. Dieser ist dann bei einem Eigentumswechsel zu berücksichtigen.
Die Höhe der Vorschüsse (Hausgeldes) wird im Wirtschaftsplan festgelegt, der von der Gemeinschaft beschlossen werden muss. Dieser Betrag bleibt in der Regel so lange gültig, bis ein neuer Wirtschaftsplan beschlossen wird.
Die Teilungserklärung ist die einseitige Erklärung des Grundstückseigentümers gegenüber dem Grundbuchamt, in der das Alleineigentum an einem Grundstück in Miteigentumsanteile aufgeteilt wird. Diese Anteile sind jeweils mit Sondereigentum an einer Wohnung oder nicht zu Wohnzwecken dienenden Räumen verbunden. In der Regel wird die Teilungserklärung durch eine Gemeinschaftsordnung ergänzt, die die Rechte und Pflichten der Eigentümer regelt, einschließlich der Stimmrechte und der Umlageschlüssel für Kosten und Lasten.
Die Beschlusssammlung enthält alle Beschlüsse der Eigentümergemeinschaft. Sie kann in Papierform oder elektronisch geführt werden. Wichtig ist, dass keine Blätter entfernt werden dürfen und die laufende Nummerierung der Beschlüsse jederzeit eine Vollständigkeitskontrolle ermöglicht.
Die Zahlungsverpflichtung für die Vorschüsse auf die Kostentragung und die Erhaltungsrücklage (Hausgeldzahlungspflicht) des Verkäufers endet erst mit dem Eintrag des Käufers als Eigentümer in das Grundbuch, gemäß BGH-Urteil vom 01.12.1988 (Az: V ZB 10/88).
Der rechnerische Anteil an der Erhaltungsrücklage wird bei einem Wohnungsverkauf grundsätzlich nicht an den ausscheidenden Eigentümer ausgezahlt. Alle Rücklagen gehören zum Vermögen der Eigentümergemeinschaft.
Welche Nebenkosten auf den Mieter umgelegt werden können, ist im Mietvertrag festgelegt. Die Jahresabrechnung ist nur nachrichtlich in umlagefähige und nicht umlagefähige Betriebskosten unterteilt, sodass erkennbar ist, welche Kosten auf den Mieter umgelegt werden können, soweit es die vertraglichen Regelungen mit dem Mieter dies zulassen.
Eine Befreiung oder Reduzierung der Vorschusszahlungspflicht ist nicht möglich. Die Höhe der Vorschüsse (Hausgeld) wird durch den Wirtschaftsplan festgelegt und bindet die Eigentümer in der Regel bis zur Beschlussfassung über einen neuen Wirtschaftsplan.
Astrid Schultheis ist eine von vier bundesweit ö.r.v.u.b. Sachverständige für Wohnungseigentumsverwaltung und schreibt Gutachten für Gerichtsverfahren, insb. zum Thema WEG-Abrechnung und Rechnungswesen. Sie ist Mitentwicklerin der WEG-Musterabrechnung 1.0 - 3.0 und ist seit über 30 Jahren Inhaberin einer mittelständischen Verwaltungsgesellschaft.
Bei SCALARA arbeitet sie seit Anbeginn an der Konzeption insb. des Buchhaltungs- und Zahlungsverkehrmoduls mit und unterstützt mit Ihrem einzigartigem fachlichen Know-How.
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