Die Eigentümerversammlung ist das Event des Jahres in der Wohnungseigentumsverwaltung. Viele Hausverwaltungen sehen diese Versammlung als lästige Pflicht, doch sie bietet eine einmalige Gelegenheit, sich von der Konkurrenz abzuheben und einen bleibenden Eindruck zu hinterlassen. Für die meisten Eigentümer ist dies der einzige direkte Kontakt mit der Hausverwaltung – umso wichtiger, dass dieser Eindruck positiv ausfällt. Die Versammlung ist die Visitenkarte jeder Hausverwaltung und sollte entsprechend gestaltet werden. Hier sind fünf Tipps, wie Sie die Eigentümerversammlung als effektives Marketingtool nutzen können:
Der erste Eindruck zählt, und dieser beginnt bereits mit der Einladung zur Eigentümerversammlung. Achten Sie auf die Einhaltung aller Formalien und Fristen, aber auch auf ein ansprechendes und übersichtliches Design. Nutzen Sie die Einladung, um die Eigentümer vorab zu informieren und Diskussionen vorzubeugen oder zu lenken. Ein Bericht der Verwaltung zu einzelnen Tagesordnungspunkten kann hierbei sehr hilfreich sein. So zeigen Sie nicht nur Professionalität, sondern auch Transparenz und Engagement.
Eine gut organisierte Versammlung ist das A und O. Wählen Sie geeignete Räumlichkeiten und stellen Sie sicher, dass professionelle Technik zur Verfügung steht. Ein gut organisierter Einlass und eine reibungslose Abstimmung tragen ebenfalls zu einer positiven Wahrnehmung bei. Die Eigentümer sollen sich wohl und gut betreut fühlen – das schafft Vertrauen und Zufriedenheit.
Ihr Auftreten und das Ihres Teams sind entscheidend. Achten Sie auf eine angemessene Garderobe und ein professionelles Erscheinungsbild. Die Teamgröße vor Ort sollte zur Größe der Liegenschaft passen. Bringen Sie bei Bedarf Experten wie Rechtsanwälte oder Sachverständige mit – dies zeigt, dass Sie kompetent und gut vernetzt sind. Eine professionelle und gut vorbereitete Präsentation stärkt das Vertrauen der Eigentümer in Ihre Verwaltung.
Die Uhrzeit der Versammlung kann entscheidend sein. Überlegen Sie, ob die Eigentümer hungrig sein könnten oder ob schwierige Themen anstehen, die Stress verursachen könnten. Kleine Aufmerksamkeiten wie Gummibärchen, Limonade oder Kaffee können Wunder wirken und die Stimmung auflockern. Diese kleinen Gesten zeigen, dass Sie sich Gedanken machen und das Wohl der Eigentümer im Blick haben.
Nutzen Sie die Gelegenheit, um Ihre Verwaltung zu präsentieren. Stellen Sie Roll-Ups auf und legen Sie Marketingmaterialien wie Flyer, Newsletter, Visitenkarten oder sonstigen Merchandise aus. Dies gibt den Eigentümern die Möglichkeit, sich auch nach der Versammlung weiter über Ihre Dienstleistungen zu informieren und stärkt Ihre Präsenz.
Mit diesen fünf Tipps machen Sie aus der Eigentümerversammlung ein effektives Marketingtool, das Ihre Verwaltung ins beste Licht rückt. Nutzen Sie diese Chance, um sich von Mitbewerbern abzuheben und einen nachhaltigen positiven Eindruck bei den Eigentümern zu hinterlassen. Eine gelungene Eigentümerversammlung kann das Ansehen Ihrer Verwaltung erheblich steigern und zur langfristigen Zufriedenheit Ihrer Kunden beitragen.
Shari Heep ist Juristin mit Fokus auf IT- Recht und Gründerin & CEO von SCALARA. Sie hat schon seit ihrem Abitur in der familiären Hausverwaltung mitgearbeitet und dort vor allem die digitale Transformation vorangetrieben. Durch ihre praktische Erfahrung aus der Immobilien- und Verwaltungsbranche kennt sie die Herausforderungen der Branche sehr genau.
Mit der Gründung von SCALARA hat Shari ihre Leidenschaft für alles Digitale mit ihren Verwalterwurzeln verbunden.
