Die Arbeit von WEG-Verwalter:innen hat sich in den letzten Jahren deutlich verändert. Neben gestiegenen rechtlichen und regulatorischen Anforderungen stellen auch Eigentümer:innen heute höhere Ansprüche und wünschen sich vermehrt einen direkten Kontakt, eine engere Betreuung und aktuelle Einblicke in alle Belange ihrer Wohneinheit. Um diesen Anforderungen gerecht zu werden, spielen digitale Möglichkeiten eine immer größere Rolle.
Ein entscheidender Schritt in Richtung Digitalisierung der WEG-Verwaltung wurde mit der WEG-Reform vom 01.12.2020 bereits getan.
Gemäß § 23 Abs. 1 S. 2 WEG haben Eigentümer:innen seitdem das Recht, ihre Rechte während der Eigentümerversammlung auch in elektronischer Form wahrzunehmen. Dies ermöglicht es einzelnen Eigentümer:innen, auch digital an Versammlungen teilzunehmen ohne lange Anfahrtswege in Kauf nehmen zu müssen.
“Die Wohnungseigentümer können beschließen, dass Wohnungseigentümer an der Versammlung auch ohne Anwesenheit an deren Ort teilnehmen und sämtliche oder einzelne ihrer Rechte ganz oder teilweise im Wege elektronischer Kommunikation ausüben können.”, § 23 Abs. 1 S. 2 WEG
Auch für die Verwalter kann dies zu Kosteneinsparungen, insb. hinsichtlich des Personaleinsatzes, führen. Leider hat der Gesetzgeber mit dieser Ausgestaltung noch eine praktische Hürde eingebaut, die einer unmittelbaren Effizienzsteigerung durch online Versammlungen entgegenstehen:
Die Eigentümer müssen zunächst physisch beschließen, dass die nächste Versammlung online stattfinden kann.
Eine unmittelbare Umsetzung funktioniert also nicht. Vielmehr muss die online Versammlung weit im Voraus vorbereitet werden.
Um dem Abhilfe zu schaffen liegt allerdings aktuell ein neuer Gesetzesentwurf vor, der durch Ergänzung des bestehenden Gesetzes das Abhalten von vollständig digitalen Eigentümerversammlungen enorm vereinfachen soll:
Nach § 23 Absatz 2 wird dafür ein Absatz 2a eingefügt, der besagt:
"Die Wohnungseigentümer können mit mindestens drei Vierteln der abgegebenen Stimmen beschließen, dass die Versammlung innerhalb eines Zeitraums von längstens drei Jahren ab Beschlussfassung ohne physische Präsenz der Wohnungseigentümer und des Verwalters an einem Versammlungsort stattfindet oder stattfinden kann (virtuelle Wohnungseigentümerversammlung). Die virtuelle Wohnungseigentümerversammlung muss hinsichtlich der Teilnahme und Rechteausübung mit einer Präsenzversammlung vergleichbar sein."
Trotz der positiven Aspekte gibt es auch Herausforderungen. Ein zentraler Punkt ist die Sicherheit und Authentifizierung der Teilnehmenden. Es ist entscheidend, dass die WEG-Verwaltung sicherstellt, dass die Identität der digitalen Teilnehmer:innen eindeutig festgestellt werden kann, um Manipulationen zu verhindern.
Zudem müssen die Mehrheitsverhältnisse für die Versammlungsleiter:innen auch in der digitalen Welt eindeutig erkennbar sein.
Die Veränderungen in Bezug auf die Digitalisierung von Eigentümerversammlungen läutet eine neue Ära der Teilnahme und Zusammenarbeit zwischen Eigentümer:innen und der WEG-Verwaltung ein. Die Chancen auf mehr Teilnehmer, Transparenz und Effizienz sind vielversprechend. Dennoch ist es wichtig, die Herausforderungen hinsichtlich Sicherheit und Identifizierung zu beachten. Eine verantwortungsvolle Integration moderner Technologien ermöglicht eine zeitgemäße und zukunftsfähige Gestaltung von Eigentümerversammlungen.
Shari Heep ist Juristin mit Fokus auf IT- Recht und Gründerin & CEO von SCALARA. Sie hat schon seit ihrem Abitur in der familiären Hausverwaltung mitgearbeitet und dort vor allem die digitale Transformation vorangetrieben. Durch ihre praktische Erfahrung aus der Immobilien- und Verwaltungsbranche kennt sie die Herausforderungen der Branche sehr genau.
Mit der Gründung von SCALARA hat Shari ihre Leidenschaft für alles Digitale mit ihren Verwalterwurzeln verbunden.
