Digitalisierung geht spätestens seit Corona nicht mehr weg, auch nicht in der Immobilienverwaltung. Nutzen Sie das Momentum & das Verständnis aller Beteiligten und digitalisieren Sie Ihrer Verwaltertätigkeit umfassend.
Neben einer Effizienzsteigerung der eigenen Prozesse ermöglicht Ihnen eine digitalisierte Verwaltertätigkeit auch ressourcensparendes und mobiles Arbeiten.
Die Umstellung kann nur klappen, wenn Digitalisierung zur Chefsache erklärt wird. Auch wenn es unbequem ist - ein dermaßen großer Schritt und die damit verbundene Veränderung kann nicht delegiert werden. Sie selbst müssen verstehen und vorleben, was Sie erreichen wollen.
Damit sich der Nutzen von digitalen Möglichkeiten wirklich entfalten kann, ist zunächst eine umfassende Analyse der eigenen Verwaltungstätigkeit notwendig. Nur wenn Sie genau wissen, was Sie digitalisieren wollen und welche Effekte eine digitale Unterstützung haben soll, können die ergriffenen Maßnahmen oder eingesetzten Tools erfolgreich sein.
Der größte Kostentreiber in der Immobilienverwaltung ist Personal- und Zeiteinsatz. Wenige andere Branchen sind genauso personalintensiv. Es gibt aber Schrauben, an denen gedreht werden kann, zB:
Stellen Sie die eigenen Prozesse schonungslos auf den Prüfstand mit der Haltung “alles, was digitalisiert werden kann, wird auch digitalisiert”. Jeder einzelne Prozessschritt sollte aufgeschrieben und bewertet werden, ob dieser auch digital unterstützt oder ersetzt werden kann. Digitalisierung darf kein Selbstzweck sein, sondern jede einzelne Maßnahme muss zu einem Mehrwert führen.
Suchen Sie die richtigen Tools für Ihre Immobilienverwaltung aus. Dabei müssen die individuellen Faktoren wie Digitalaffinität, das Team, die Unternehmenskultur, die eigenen Prozesse etc. berücksichtigt werden. Nicht jedes Tool eignet sich für jedes Unternehmen. Zwei wesentliche Ziele sollten bei der Auswahl berücksichtigt werden: Das eingesetzte Tool muss eine proaktive Kommunikation fördern bzw. ermöglichen und Transparenz schaffen.
Wenn Sie ein Tool ausgesucht haben, muss es konsequent in die Prozesse integriert werden und auch umgesetzt werden. Sie sollten auch Ihre Kunden entsprechend “erziehen”, bspw. über mehrfache Ansprache/Hinweise oder die vorgezogene Abarbeitung zB von Anfragen, die über ein Ticketsystem gestellt werden.
Shari Heep ist Juristin mit Fokus auf IT- Recht und Gründerin & CEO von SCALARA. Sie hat schon seit ihrem Abitur in der familiären Hausverwaltung mitgearbeitet und dort vor allem die digitale Transformation vorangetrieben. Durch ihre praktische Erfahrung aus der Immobilien- und Verwaltungsbranche kennt sie die Herausforderungen der Branche sehr genau.
Mit der Gründung von SCALARA hat Shari ihre Leidenschaft für alles Digitale mit ihren Verwalterwurzeln verbunden.
