Der Verwaltungsbeirat ist in § 29 des Wohnungseigentumsgesetzes (WEG) gesetzlich verankert. Laut § 29 Abs. 2 WEG unterstützt und überwacht der Verwaltungsbeirat den Wohnimmobilienverwalter beider Erfüllung seiner Aufgaben.
Als Organ der Wohnungseigentümergemeinschaft fungiert der Verwaltungsbeirat als „Hilfs- und Kontrollorgan“ des Hausverwalters. Die Arbeit des Beirats soll sicherstellen, dass die Wohnungseigentümer auch außerhalb der Eigentümerversammlungen an der Verwaltung beteiligt sind. Daher kann der Verwaltungsbeirat als Bindeglied zwischen den Wohnungseigentümern und dem Verwalter angesehen werden.
Die Einrichtung eines Verwaltungsbeirats ist gesetzlich nicht verpflichtend. Die Anzahl der Beiratsmitglieder kann frei gewählt werden. Es wird dringend empfohlen, einen Verwaltungsbeirat zu beschließen.
Wie läuft die Wahl eines Verwaltungsbeirats ab?
Der Verwaltungsbeirat wird gemäß § 29 Abs. 1 Satz 1 WEG durch einen Mehrheitsbeschluss der Wohnungseigentümergemeinschaft gewählt, eine einfache Mehrheit ist ausreichend. Nach der Wahl müssen alle Mitglieder des Verwaltungsbeirats, der gemäß § 29 Abs. 1 Satz 2 WEG aus mehreren Personen bestehen kann, ihre Annahme erklären. Es sind dann ein Vorsitzender und ein Stellvertreter zu bestimmen. Die Wahl des Vorsitzenden und Stellvertreter kann auf einer Versammlung durch Beschluss erfolgen, es kann aber der Beirat auch aus seiner Mitte einen Vorsitzenden und Stellvertreter wählen.
Die Bestellung des Verwaltungsbeirats kann sowohl befristet als auch unbefristet erfolgen, was der Wohnungseigentümergemeinschaft einen großen Spielraum lässt. Bei einer unbefristeten Bestellung bleibt der Verwaltungsbeirat im Amt, bis entweder ein neuer Beirat gewählt wird, eine Abberufung erfolgt oder die Mitglieder ihr Amt niederlegen. Ein Mitglied verliert zudem sein Amt, wenn es sein Wohnungseigentum, beispielsweise durch Verkauf, aufgibt.
Es ist ratsam, Personen in den Verwaltungsbeirat zu wählen, die Erfahrung in Verwaltungsangelegenheiten haben und/ oder über technisches Know How verfügen sowie über Sorgfalt und Kommunikationstalent verfügen. Die Anzahl der Mitglieder sollte sich nach der Größe der Liegenschaft richten: Bei einer Anlage mit etwa 100 Wohneinheiten wäre ein Verwaltungsbeirat mit nur zwei Personen vermutlich nicht in der Lage, die anfallenden Aufgaben zur Zufriedenheit der Wohnungseigentümergemeinschaft zu erfüllen.
Welche Aufgaben übernimmt ein Verwaltungsbeirat?
Gemäß dem Wortlaut des Gesetzes zählen zu den Aufgaben des Verwaltungsbeirats neben der Unterstützung und Überwachung des Hausverwalters auch die Überprüfung des Wirtschaftsplans und der Jahresabrechnung der WEG (§29 Abs. 1 Satz 2 WEG).
Zur Unterstützungspflicht gehört insbesondere, dass der Beirat bei der Vorbereitung von Verwaltungsmaßnahmen und Eigentümerversammlungen mitwirkt. Zudem hat der Verwaltungsbeirat oft eine vermittelnde Funktion, zum Beispiel wenn Eigentümer mit dem Handeln des Verwalters unzufrieden sind.
Die Überwachungsaufgabe bedeutet, dass der Verwaltungsbeirat das Handeln des Verwalters im Rahmen seiner Möglichkeiten kontrolliert und begleitet und gegebenenfalls die WEG darüber informiert. Dies soll eine ordnungsgemäße Verwaltung sicherstellen.
In Fällen, in denen der Hausverwalter eine von der WEG gewünschte Eigentümerversammlung nicht einberufen möchte bzw. pflichtwidrig nicht einberuft, beispielsweise aufgrund einer schweren Erkrankung oder vertragswidriger Amtsniederlegung, sind der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats und sein Stellvertreter berechtigt, selbst eine Eigentümerversammlung einzuberufen (§ 24 Abs. 3 WEG).
Darüber hinaus ist der Verwaltungsbeirat, vertreten durch den Vorsitzenden oder seinen Stellvertreter, dafür verantwortlich, das Protokoll der in der Eigentümerversammlung gefassten Beschlüsse zu unterzeichnen (§ 24 Abs. 6 WEG).
Neben diesen gesetzlichen Aufgaben können dem Verwaltungsbeirat durch Beschlüsse weitere Rechte zugewiesen werden. Oftmals wird dem Verwaltungsbeirat auch die Aufgabe übertragen, verschiedene Angebote von Handwerkern einzuholen und zu vergleichen, bevor darüber in der Eigentümerversammlung abgestimmt wird.
Was sind die Rechte und Pflichten eines Verwaltungsbeirats?
Die Rolle des Verwaltungsbeirats bringt besondere Rechte und Pflichten mit sich.
Um die Unterstützung des Hausverwalters effektiv zu leisten, muss der Verwaltungsbeirat die notwendigen Informationen erhalten. Daher hat der Verwaltungsbeirat ein Auskunftsrecht bezüglich aller relevanten Informationen, um eine vertrauensvolle Zusammenarbeit zu gewährleisten. Darüber hinaus hat der Verwaltungsbeirat keine zusätzlichen Rechte, die über die der anderen Wohnungseigentümer hinausgehen.
Zu den Pflichten des Verwaltungsbeirats gehört neben der Erfüllung der ihm zugewiesenen Aufgaben auch die Auskunftspflicht gegenüber der WEG. Als Bindeglied zwischen Verwalter und Wohnungseigentümergemeinschaft soll der Verwaltungsbeirat die WEG in die Verwaltung einbinden. Nach Beendigung der Tätigkeit eines Beiratsmitglieds müssen alle Unterlagen, die die Gemeinschaft betreffen, im Original herausgegeben werden.
Bestimmte Aufgaben fallen jedoch nicht in den Verantwortungsbereich des Verwaltungsbeirats. Dazu gehören:
· Eigenmächtige Bestellung und Abberufung des Hausverwalters
· Abnahme und Prüfung der Abrechnung des Bauträgers
· Geltendmachung von Mängeln
· Eigenmächtige Vertretung der WEG gegenüber Dritten, wie z.B. Kündigung bestehender Verträge oder Beauftragung von Handwerkern
· Eigenmächtige Betrauung einer neuen Hausverwaltung mit der Verwaltung der WEG
· Erteilung von Anweisungen gegenüber dem Verwalter und den Wohnungseigentümern
· Erteilen von Redeverboten gegenüber Eigentümern auf Eigentümerversammlungen
Haftung des Verwaltungsbeirats gegenüber der WEG
Obwohl der Verwaltungsbeirat besondere Rechte und Befugnisse besitzt, ist er auch speziellen Haftungsrisiken ausgesetzt. Wenn die Mitglieder des Beirats ihren Pflichten nicht ordnungsgemäß nachkommen und dadurch schuldhaft einen Schaden verursachen, kann die Wohnungseigentümergemeinschaft sie haftbar machen. Schuldhafte Schadensverursachung liegt gemäß § 276 Abs. 1BGB bei vorsätzlichem oder fahrlässigem Handeln vor.
Der Gesetzgeber hat das Risiko einer solchen Haftung anerkannt und durch eine Gesetzesänderung präzisiert: Gemäß § 29 Abs. 3 WEG haften Mitglieder des Verwaltungsbeirats, die ihre Tätigkeit unentgeltlich ausüben, nur für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit. Die Haftung für einfache Fahrlässigkeit ist somit für ehrenamtlich tätige Mitglieder des Verwaltungsbeirats ausgeschlossen.
Es ist ratsam, dass die Wohnungseigentümergemeinschaft die Absicherung des Beirats durch eine Vermögenshaftpflichtversicherung beschließt. Die Kosten für eine solche Versicherung liegt in der Regle unter € 200,-- im Jahr.
Hinweis:
Entgeltlichkeit liegt nicht vor, wenn der Verwaltungsbeirat lediglich Auslagen und Aufwendungen wie Fahrtkosten, Kosten für Kopierpapier oder Porto von der WEG erstattet bekommt. Sie ist nur dann gegeben, wenn der Verwaltungsbeirat darüber hinaus eine Vergütung für seine Tätigkeit erhält.
Zusammenfassung: Verwaltungsbeirat einer WEG
Ein Verwaltungsbeirat kann die ordnungsgemäße Verwaltung der Immobilie erheblich verbessern und zu einer positiven Atmosphäre in der Wohnanlage beitragen. Dafür ist es jedoch wichtig, kompetente und kommunikative Mitglieder zu wählen, die ihre Aufgaben gewissenhaft erfüllen und die Verwaltung unterstützen und sie negativ beeinflussen.
Astrid Schultheis ist eine von vier bundesweit ö.r.v.u.b. Sachverständige für Wohnungseigentumsverwaltung und schreibt Gutachten für Gerichtsverfahren, insb. zum Thema WEG-Abrechnung und Rechnungswesen. Sie ist Mitentwicklerin der WEG-Musterabrechnung 1.0 - 3.0 und ist seit über 30 Jahren Inhaberin einer mittelständischen Verwaltungsgesellschaft.
Bei SCALARA arbeitet sie seit Anbeginn an der Konzeption insb. des Buchhaltungs- und Zahlungsverkehrmoduls mit und unterstützt mit Ihrem einzigartigem fachlichen Know-How.
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