Der sanfte Umstieg für langfristigen Erfolg mit Ihrer neuen Verwaltungssoftware.
Lesen Sie in dieser Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie der Umstieg zu SCALARA am besten gelingen kann.
1. Das Team mitnehmen
Entscheidend für die Akzeptanz und damit den Erfolg einer Softwareumstellung ist, dass alle Mitarbeiter an einem Strang ziehen und abgeholt sind.
2. SCALARA Verantwortlichen aussuchen
Am besten ist es, wenn es einen Mitarbeitenden im Unternehmen gibt, der SCALARA zu seinem Projekt macht, Experte und Ansprechpartner für alle im Unternehmen wird.
3. 1-3 Liegenschaften bestimmen
Suchen Sie sich zu Beginn 1-3 Liegenschaften aus, mit denen Sie starten möchten. Wir empfehlen eher nicht, die Migration aller Immobilien gleichzeitig vorzunehmen, um das Unternehmen nicht übermäßig ins Chaos zu stürzen.
1. Startdatum festlegen
Suchen Sie sich einen verbindlichen Startzeitpunkt aus, an dem Sie alle Zugänge bereit haben und mit den ersten Immobilien beginnen. Dieses Datum sollte nahezu unumstößlich sein. Ansonsten wird immer etwas dazwischen kommen und das Jahr fliegt nur so vorbei.
2. Stammdaten übertragen
Wir empfehlen gerne, die ersten 1-3 Liegenschaften manuell einzugeben, damit Sie die Struktur von SCALARA kennenlernen und sich sofort gut zurechtfinden. Natürlich können Sie alle Daten auch über einen Import anlegen oder wir unterstützen Sie bei der Datenmigration.
3. Buchhaltung einrichten
Wenn alle Stammdaten angelegt sind, muss nun noch die Buchhaltung eingerichtet und eröffnet werden. Dies ist zwingend manueller Aufwand, da jede Immobilie ja anders ist und insofern der Kontenrahmen angepasst werden muss und die Bankverbindungen synchronisiert werden müssen.
1. Upload der Dateien & Dokumente
Damit die Software eine möglichst hohe Alltagsrelevanz für Sie, aber auch für Ihre Eigentümer und Mieter hat, ist es wichtig, auch alle notwendigen Dateien & Dokumente zu verknüpfen. Umso umfassender die SCALARA Cloud ausgestattet wird, umso intensiver wird diese benutzt.
2. Einladung der Kontakte
Die SCALARA Plattform lebt davon, dass alle Beteiligten einer Immobilie Unterlagen einsehen & teilen können, Tickets schreiben können und so Rückfragen und Kommunikationsaufwand massiv reduziert werden können. Laden Sie daher alle Ihre Kontakte zu SCALARA ein und bevorzugen Sie konsequent SCALARA als Kommunikationskanal für eine schnelle & effektive Etablierung.
Mehr dazu lesen Sie hier.
3. Ggfs . Nachbuchen
Es könnte Sinn machen, die Liegenschaften nachzubuchen. Dies ist ohnehin nötig, wenn Sie unterjährig mit SCALARA starten. Aber es kann auch sinnvoll sein, das Vorjahr nachzubuchen, um dieses in SCALARA abgebildet zu haben oder um von dem einfachen Jahresabschluss zu profitieren.
Hinweis:
Es kann sinnvoll sein, zu Beginn mit SCALARA und Ihrer alten Software gleichzeitig zu arbeiten. Dadurch können Sie einerseits die Prozesse vergleichen. Andererseits kann dies Ihren Mitarbeitern zu Beginn Sicherheit geben und Einwänden vorbeugen.
1. KI-Assistentin Lara von SCALARA
Unsere integrierte KI-Assistentin können Sie bei allen Fragen zurate ziehen. Ob es nun um praktischen Fragen zur Bedienung der Software geht oder um fachlichen Fragen, Lara weiß auf (fast) alles eine Antwort.
2. Wissensdatenbank
In unserer Wissensdatenbank finden Sie eine umfangreiche Stichwortsuche mit Schritt-für-Schritt-Anleitungen. So können Sie sich bei Fragen direkt selbst weiterhelfen.
Hier können Sie schon mal einen Einblick in unsere Wissensdatenbank gewinnen.
3. Erklärvideos
Die einführenden Erklärvideos finden Sie direkt in der Software. Es entstehen aber auch regelmäßig neue Videos zu den neuen Funktionen der Software.
4. Fachseminare & Praxisguides
In unseren kostenfreien Fachseminaren lernen Sie immer von unseren Experten abwechselnd zur Miet- oder WEG-Verwaltung. Die kostenfreien Praxisguides behandeln einmal im Monat eine konkrete Funktion von SCALARA in der Tiefe.
Alle unsere Videos und Webinare finden Sie immer auch zum Nachsehen hier auf unserer Website.
Mit der Beherzigung dieser einfachen Schritte klappt es mit der nachhaltigen Einführung von SCALARA und mit einem modernen, automatisierten Verwaltungsalltag!
Shari Heep ist Juristin mit Fokus auf IT- Recht und Gründerin & CEO von SCALARA. Sie hat schon seit ihrem Abitur in der familiären Hausverwaltung mitgearbeitet und dort vor allem die digitale Transformation vorangetrieben. Durch ihre praktische Erfahrung aus der Immobilien- und Verwaltungsbranche kennt sie die Herausforderungen der Branche sehr genau.
Mit der Gründung von SCALARA hat Shari ihre Leidenschaft für alles Digitale mit ihren Verwalterwurzeln verbunden.
