Die Immobilienbranche hat sich in den letzten Jahren rasant gewandelt. Digitalisierung und Automatisierung dominieren die Entwicklung, während Kunden, Eigentümer und Mieter immer höhere Erwartungen an Schnelligkeit, Transparenz und Effizienz stellen. Gleichzeitig erhöhen sich auch die Anforderungen an Immobilienverwalter, insbesondere in Bezug auf Sanierungsprojekte oder neue gesetzliche Regelungen.
Inmitten dieses dynamischen Umfelds arbeiten viele Immobilienverwaltungen jedoch noch mit veralteten Softwaresystemen, die größtenteils noch aus den 1980er & 1990er Jahren stammen und modernen Anforderungen längst nicht mehr gerecht werden.
Legacy-Systeme, auch als Altsoftware bezeichnet, waren einst die Säulen der Verwaltung, doch ihre Grenzen werden zunehmend sichtbar. Sie führen zu ineffizienten Prozessen, steigenden Kosten und auch Sicherheitsrisiken. Gleichzeitig bietet der Markt heute mit Cloud-Software Lösungen, die genau auf diese neuen Herausforderungen zugeschnitten sind.
Doch warum sollten Sie jetzt den Wechsel in Erwägung ziehen? Es geht nicht nur um Kostenreduktion und Effizienzgewinn. Der Einsatz moderner Technologie entscheidet zunehmend darüber, ob Sie in einem sich konsolidierenden Markt wettbewerbsfähig bleiben und Ihre Verwaltung zukunftssicher aufstellen.
In diesem Artikel beleuchten wir die wichtigsten wirtschaftlichen und technologischen Gründe, warum der Wechsel zu Cloud-Software für Immobilienverwalter keine Frage des "Ob", sondern des "Wann" ist.
1. Kosten von Altsoftware vs. Cloud-Software: Ein finanzieller Realitätscheck
Altsoftware scheint auf den ersten Blick kosteneffizient, da die hohen Anschaffungskosten bereits getilgt sind. Doch diese Perspektive greift zu kurz. Die tatsächlichen Kosten von Legacy-Systemen steigen oft unbemerkt an: Wartung, Hardware, manuelle Updates und die notwendige Betreuung durch externe IT-Dienstleister summieren sich über die Jahre zu erheblichen Belastungen. Hinzu kommen ineffiziente Arbeitsprozesse, die durch fehlende Automatisierung und Integration moderner Technologien entstehen, dadurch die Produktivität bremsen und so letztlich zu Gewinneinbußen führen.
Cloud-Software hingegen bietet nicht nur eine klar kalkulierbare Preisstruktur, sondern eliminiert viele der versteckten Kosten, die Altsoftware mit sich bringt. Durch monatliche oder jährliche Abonnements fallen keine hohen Vorabkosten an, und die Notwendigkeit für eigene Server oder aufwendige IT-Wartung entfällt. Gleichzeitig erhalten Sie regelmäßige Updates und haben jederzeit Zugriff auf die neuesten Funktionen, ohne zusätzliche Investitionen.
2. Vorteile und Nachteile von Cloud-Software vs. On-Premise-Systemen
Cloud-Software wie SCALARA, bietet eine Fülle von Vorteilen, die On-Premise-Systeme nicht erreichen können. Sie ermöglicht ortsunabhängiges Arbeiten, ist sicherer und wird kontinuierlich aktualisiert, ohne dass Eingriffe durch Ihre IT-Abteilung nötig sind. Außerdem bietet sie hohe Flexibilität und Anpassbarkeit, was sie besonders in dynamischen Branchen attraktiv macht.
Nicht zu unterschätzen ist zudem, wie sehr der Einsatz moderner Software darauf einzahlt, als attraktiver Arbeitgeber wahrgenommen zu werden.
State-of-the-art Technologie zeigt, dass das Unternehmen am Puls der Zeit ist und es macht auch einfach mehr Spaß, mit moderner Software zu arbeiten.
Zudem ist Cloud-Software die Voraussetzung dafür, die Arbeit im Home-Office zu ermöglichen.
Dadurch kann das Unternehmen gerade dem Anspruch jüngerer Mitarbeiter nach flexiblem & zeitgemäßem Arbeiten gerecht werden.
Zuletzt werden die meisten Cloud-Software-Lösungen als sog. Software-as-a-service (kurz SaaS) vertrieben. Das heißt, die Software wird nicht gekauft, sondern verbrauchsabhängig “gemietet”. Das bringt für Kunden eine absolute Transparenz & Planbarkeit der Kosten und die Möglichkeit, flexibel zu wachsen oder zu reduzieren.
On-Premise-Systeme bieten im Vergleich ggfs. Kontrolle über Ihre Daten und erfordern keine Internetverbindung für den täglichen Betrieb. Jedoch sind die hohen Erst-Anschaffungskosten und der fortlaufende Wartungsaufwand, inklusive der notwendigen IT-Ressourcen, erhebliche Nachteile. Zudem ist die Anpassung an neue Marktanforderungen oft langsamer, was Ihrer Wettbewerbsfähigkeit langfristig schaden wird.
Ein weiterer Nachteil ist die fehlende Anpassungsfähigkeit an Veränderungen in Ihrem Betrieb. Benötigen Sie z.B. weniger oder mehr Lizenzen, ist dies oftmals ein langwieriger, unflexibler Prozess.
3. Cyber Security: Warum alte Systeme ein Einfallstor für Angreifer sind
Altsoftware birgt nicht nur wirtschaftliche Risiken, sondern auch massive Sicherheitslücken. Viele Legacy-Systeme erhalten keine regelmäßigen Sicherheitsupdates mehr und sind nicht auf die Bedrohungen ausgelegt, die moderne Cyberangriffe darstellen. Dies kann zu Datenverlust, Systemausfällen oder erheblichen finanziellen Schäden führen.
Außerdem muss der Kunde selbst die Wartung und Aktualität sicherstellen, z.B. Wartungsbänder regelmäßig wechseln. Die Expertise hierfür ist oftmals, verständlicherweise, nicht vorhanden und muss dann extern eingekauft werden.
Cloud-Softwarelösungen hingegen investieren stark in Cyber Security oder speichern die verarbeiteten Daten direkt in externen hochsicheren Rechenzentren, die regelmäßig auf den neuesten Stand gebracht werden. Automatisierte Sicherheitsupdates stellen sicher, dass Ihre Daten stets gegen aktuelle Bedrohungen geschützt sind, ohne dass Sie selbst eingreifen müssen.
4. Technologie alt vs. neu: Zukunftssicherheit und Skalierbarkeit
Ein entscheidender Unterschied zwischen Legacy-Systemen und modernen Cloud-Lösungen ist die technologische Basis. Während Altsoftware auf veralteten Plattformen läuft und kaum noch weiterentwickelt wird, bieten moderne Systeme flexible und skalierbare Architekturen.
Software wurde früher als sog. “Monolith” entwickelt, also als ein zusammenhängendes System. Das führt dazu, das eine Modernisierung und Weiterentwicklung einzelner Funktionen kaum möglich, weil immer die komplette Software aktualisiert werden muss. Zusätzlich birgt jedes Update das unkalkulierbare Risiko, dass eine andere Funktion ausfällt oder nicht mehr richtig funktioniert. Neuerungen sind daher schwerfällig und z.T. kaum umsetzbar.
Cloud-Lösungen ermöglichen eine schrittweise Anpassung und Erweiterung, ohne dass teure Upgrades oder neue Hardware erforderlich sind. Moderne Software-Architektur führt dazu, dass auch einzelne Funktionen aktualisiert und weiterentwickelt werden können, ohne dass dies Auswirkungen auf die restliche Software hat. So werden die Aktualität und die permanente Verfügbarkeit sichergestellt.
5. Automatisierung: Effizienz durch digitale Prozesse
Ein weiterer Kernvorteil moderner Cloud-Software ist die Möglichkeit zur Automatisierung vieler Prozesse. Altsoftware erfordert oft noch manuelle Eingriffe in alltägliche Verwaltungsaufgaben. Mit Cloud-Software lassen sich Aufgaben wie Buchhaltung, Kommunikation mit Mietern oder die Erstellung von Abrechnungen weitgehend automatisieren. Dies reduziert nicht nur Fehlerquellen, sondern steigert auch die Produktivität Ihrer Mitarbeiter, die sich auf wertschöpfende Tätigkeiten konzentrieren können.
6. Updates und Downtimes: Warum Cloud-Software immer einen Schritt voraus ist
Einer der größten Vorteile von Cloud-Software ist, dass Updates automatisch und ohne Betriebsunterbrechung durchgeführt werden. Dies garantiert, dass Sie immer mit der aktuellen Version arbeiten, ohne dass es zu Downtimes kommt.
Im Gegensatz dazu erfordern On-Premise-Systeme oft manuelle Updates, die von Ihrem IT-Team durchgeführt werden müssen. Diese können nicht nur teuer und zeitaufwendig sein, sondern auch zu Ausfallzeiten führen, die die Produktivität beeinträchtigen.
7. Marktkonsolidierung und Zukunftssicherheit: Die richtigen Weichen stellen
Die Immobilienbranche erlebt eine Phase der Marktkonsolidierung, in der größere Akteure ihre Marktanteile durch den Einsatz moderner Technologie ausbauen. Wer an veralteten Systemen festhält, läuft Gefahr, den Anschluss zu verlieren. Legacy-Systeme werden nicht weiterentwickelt und viele Anbieter stellen den Support komplett ein – was die Zukunftssicherheit Ihres Unternehmens erheblich gefährdet.
Cloud-Software bietet Ihnen die nötige Flexibilität und Innovationskraft, um auch in einem sich wandelnden Markt wettbewerbsfähig zu bleiben. Sie ermöglicht es, auf veränderte Anforderungen schnell zu reagieren und bietet eine langfristige Lösung, um Ihre Immobilienverwaltung effizient und zukunftssicher aufzustellen.
Fazit: Den Schritt in die Zukunft wagen
Die Entscheidung, von Altsoftware auf moderne Cloud-Software umzusteigen, mag zunächst wie eine Herausforderung erscheinen, doch die Vorteile überwiegen klar. Geringere Kosten, höhere Sicherheit, mehr Effizienz und Zukunftssicherheit sind nur einige der Gründe, warum jetzt der richtige Zeitpunkt ist, die Weichen neu zu stellen. Zögern Sie nicht, den Wandel aktiv zu gestalten und Ihr Unternehmen für die Herausforderungen der Zukunft zu wappnen.
Shari Heep ist Juristin mit Fokus auf IT- Recht und Gründerin & CEO von SCALARA. Sie hat schon seit ihrem Abitur in der familiären Hausverwaltung mitgearbeitet und dort vor allem die digitale Transformation vorangetrieben. Durch ihre praktische Erfahrung aus der Immobilien- und Verwaltungsbranche kennt sie die Herausforderungen der Branche sehr genau.
Mit der Gründung von SCALARA hat Shari ihre Leidenschaft für alles Digitale mit ihren Verwalterwurzeln verbunden.
